Correio de voz

Há situações em que nenhum funcionário pode atender a chamada, mas isso não é motivo para perder clientes. Use o correio de voz para que um cliente possa fazer uma pergunta ou solicitação mesmo fora do horário de funcionamento da empresa, durante as férias de um funcionário ou quando ele simplesmente demora para atender.

Você pode configurar um correio de voz compartilhado para toda a empresa, assim como correios de voz individuais para cada número, departamento, funcionário e até nível da URA. Abaixo, explicaremos melhor as configurações do correio de voz.

Para evitar perder clientes em potencial fora do horário de funcionamento, configure o recebimento de chamadas no correio de voz pela seção Números.

1. Acesse a seção Números compartilhados da empresa.

2. Selecione o número para o qual você deseja configurar um correio de voz fora do horário de funcionamento.

3. Defina o modo de operação como Programado.

   Configure uma escala para o número e selecione a rota Correio de voz para fora do horário de funcionamento. As configurações da URA com correio de voz serão abertas abaixo.

   

4. Por padrão, ao pressionar a tecla 1, a chamada será encaminhada para o correio de voz compartilhado da empresa. Para alterar as configurações do correio de voz, clique em Selecionar destinatários.

   

5. Na janela que aparece, selecione para qual correio de voz as mensagens devem ser enviadas:

   • Compartilhado da empresa — as mensagens de voz serão enviadas a todos os destinatários de mensagens do correio de voz compartilhado da empresa;
   • Para o nível do menu — as mensagens serão enviadas apenas aos destinatários especificados para o nível do menu selecionado.

   

   Se você selecionar um departamento em vez de um funcionário específico na lista de destinatários, as mensagens de voz serão enviadas aos endereços de e-mail de todos os funcionários desse departamento que tenham um endereço de e-mail no perfil.

   Se quiser enviar mensagens de voz para um endereço de e-mail adicional, insira-o no campo correspondente abaixo.

   Observação

   Se o perfil de um funcionário não tiver endereço de e-mail, você não poderá selecioná-lo como destinatário das mensagens do correio de voz. O FacilPABX avisará você sobre isso.

   

6. Clique em Salvar.

   Por padrão, o FacilPABX reproduzirá uma mensagem padrão pedindo ao cliente que deixe uma mensagem de voz, mas você pode substituí-la a qualquer momento por seu próprio arquivo do computador ou converter o texto da mensagem do seu correio de voz em áudio usando o recurso Conversão de texto em voz.

Para evitar perder clientes que não querem navegar pela URA, você pode convidá-los a deixar uma mensagem no correio de voz em qualquer nível do menu da URA.

Para isso, nas configurações da URA, especifique que, ao pressionar uma das teclas, a chamada será encaminhada para um correio de voz.

Ao selecionar um correio de voz na lista suspensa, será aberta automaticamente uma janela de configurações semelhante à que aparece quando você seleciona destinatários de mensagens de correio de voz fora do horário de funcionamento.

Nas configurações do departamento, encontre a seção Se ninguém atender. Selecione Sugerir deixar uma mensagem no correio de voz ou ligar novamente mais tarde.

Por padrão, será selecionado o correio de voz compartilhado da empresa, com a lista de destinatários configurada anteriormente. Para alterar as configurações do correio de voz, em Destinatários das mensagens do correio de voz, clique no botão Selecionar destinatários.

Selecione para qual correio de voz as mensagens devem ser enviadas: o correio de voz compartilhado da empresa ou o correio de voz de um departamento. Os destinatários do correio de voz do departamento são configurados da mesma forma que os destinatários do correio de voz de um nível do menu da URA.

Para ver as configurações de todos os correios de voz dos departamentos e números, acesse Configurações — Mais — Correio de voz e fax da empresa — a aba Correio de voz. As configurações do correio de voz compartilhado da empresa também estão aqui.

Para alterar as configurações, clique no ícone de engrenagem à direita do número selecionado. Na janela que se abre, você pode adicionar ou excluir destinatários do correio de voz, assim como especificar e-mails adicionais para os quais as mensagens de voz serão enviadas.

Para excluir as configurações do correio de voz, na seção Correio de voz e fax da empresa, clique no ícone de lixeira à direita do número ou departamento para o qual o correio de voz está configurado.

Para evitar perder chamadas diretas de clientes para os ramais e chips corporativos dos funcionários, configure o encaminhamento dessas chamadas para o correio de voz. Para isso, acesse a seção Funcionários e clique no nome do funcionário desejado. Nas configurações do perfil, você pode configurar o encaminhamento para o correio de voz durante as férias do funcionário, fora do expediente e durante o horário de trabalho quando houver uma longa espera pelo atendimento.

Configuração do encaminhamento para o correio de voz se um funcionário demorar para atender

1. Na seção Recebimento de chamadas, no subtítulo Se o funcionário não atender, clique em Configurar.

2. Selecione o que fazer se um funcionário não atender — Encaminhar para o correio de voz.

   

3. Para configurar os destinatários das mensagens do correio de voz, clique em Selecionar destinatários.

4. Selecione a mensagem que será reproduzida para quem liga antes do encaminhamento ao correio de voz.

   

5. Verifique suas configurações de encaminhamento. Se tudo estiver correto, clique em Aplicar e salve as configurações do perfil no final da página.

Configuração do encaminhamento para o correio de voz fora do horário de funcionamento

1. Na seção Recebimento de chamadas, no subtítulo Escala, clique em Configurar.

   

2. Escolha como o funcionário trabalha. O encaminhamento de chamadas diretas para o correio de voz está disponível para todos os tipos de escala, exceto 24 horas por dia.

   

   No menu que aparece, especifique os dias e horários de trabalho. Para obter detalhes sobre as configurações da escala, consulte o artigo Escala pessoal do funcionário.

3. Ao configurar as ações para chamadas diretas fora do expediente, selecione Encaminhar para o correio de voz.

   

4. Salve as configurações da escala pessoal, confira-as e salve as configurações do perfil no final da página.

   Os destinatários das mensagens do correio de voz são configurados da mesma forma descrita no parágrafo “Configuração do encaminhamento para o correio de voz se um funcionário demorar para atender”.

Configuração do encaminhamento para o correio de voz durante férias ou ausência de um funcionário

1. Na seção Recebimento de chamadas, no subtítulo Férias ou ausência, clique em Configurar.

   

2. No menu que aparece, selecione o período de ausência do funcionário. Para obter detalhes sobre essas configurações, consulte o artigo Encaminhamento de chamadas durante férias ou ausência de um funcionário.

3. Ative o encaminhamento de chamadas diretas para o correio de voz no período selecionado:

   

   Os destinatários das mensagens do correio de voz são configurados da mesma forma descrita no parágrafo Configuração do encaminhamento para o correio de voz se um funcionário demorar para atender.

4. Salve as configurações de férias ou ausência, confira-as e salve as configurações do perfil no final da página.

Se você tem funcionários para quem é especialmente importante não perder chamadas internas de colegas de outros departamentos (administradores de sistemas, contabilidade etc.), pode configurar um correio de voz para essas chamadas.

Para ativar o correio de voz para chamadas internas, entre em contato com o suporte.

Para ver todas as mensagens deixadas no correio de voz, no Histórico de chamadas, digite Correio de voz na barra de pesquisa:

Se quiser encontrar todas as mensagens deixadas no correio de voz para um funcionário específico, digite o nome dele na barra de pesquisa e selecione Perdidas.

Se você estiver definido como destinatário das mensagens do correio de voz, depois que um cliente ou funcionário deixar uma mensagem de voz, você receberá um e-mail com um link para ouvi-la. O link para a mensagem de voz ficará disponível por 7 dias a partir da data de recebimento do e-mail.

Um e-mail com uma mensagem de voz de um cliente pode começar assim:

• O cliente deixou uma mensagem de voz para o número, se a mensagem foi deixada para o número compartilhado da empresa fora do horário de funcionamento ou na URA.
• O cliente deixou uma mensagem de voz para o funcionário, se a mensagem foi deixada para o ramal do funcionário ou do funcionário que atua como secretário.
• O cliente deixou uma mensagem de voz para o departamento, se a mensagem foi deixada para o ramal do departamento.

Um e-mail com uma mensagem de voz de um funcionário pode começar assim:

• O funcionário deixou uma mensagem de voz para o número, se a mensagem foi deixada para o número compartilhado da empresa.
• O funcionário deixou uma mensagem de voz para o funcionário, se a mensagem foi deixada para o ramal do funcionário.
• O funcionário deixou uma mensagem de voz para o departamento, se a mensagem foi deixada para o ramal do departamento.