Encaminhamento durante férias ou ausência

As férias ou a licença médica de um funcionário não são motivo para perder chamadas diretas ao seu número. Agora é possível definir o período de ausência do funcionário com apenas alguns cliques e, então:

• O FacilPABX desativará automaticamente o recebimento de chamadas pelo funcionário no departamento. Assim, o cliente será atendido mais rapidamente, pois o FacilPABX não perderá tempo tentando contatar um funcionário ausente.
• As chamadas recebidas serão encaminhadas a outro funcionário ou departamento. Mesmo que o funcionário desejado não esteja presente, o cliente ainda poderá entrar em contato com a empresa, e sua solicitação será atendida por outro especialista; ou o cliente poderá deixar uma mensagem no correio de voz.
• O cliente ouvirá um aviso sobre a ausência do funcionário e estará preparado para que sua chamada seja atendida por um funcionário com quem ainda não tem contato. Com a função de conversão de texto em fala, é possível criar um aviso exclusivo, informando o motivo da ausência do funcionário e a data de seu retorno ao trabalho.
• Quando as férias terminarem, as configurações anteriores serão restauradas automaticamente se a data de término das férias estiver especificada; nenhuma outra ação será necessária. O FacilPABX desativará o modo de ausência do funcionário no dia de seu retorno ao trabalho, e ele voltará a receber chamadas no departamento e chamadas diretas ao seu número.

Tanto o gestor quanto o funcionário podem configurar a ausência.

1. Acesse a aba Funcionários. Clique no nome do funcionário.

2. As configurações do perfil do funcionário serão abertas. Role a página até a seção Recebimento de chamadas. Na subseção Férias ou ausência, clique em Configurar.

   

3. Na janela pop-up, escolha uma das duas opções de configuração:

   • Por um período programado — se você souber exatamente quantos dias o funcionário ficará ausente (por exemplo, durante as férias).
   • Até ser desativado — se a duração da ausência não for predeterminada (por exemplo, no caso de uma licença médica).

   Se você selecionou a primeira opção, marque as datas no calendário e especifique abaixo os horários exatos de início e término das férias.

   

4. Escolha como as chamadas devem ser tratadas durante a ausência do funcionário.

   

   O FacilPABX pode:

   • pedir desculpas e não atender a chamada;
   • encaminhar a chamada para um colega ou departamento (recomendamos usar essa opção para preservar a fidelidade do cliente);
   • encaminhar a chamada para um correio de voz e selecionar um destinatário da mensagem.

   Para saber mais sobre a configuração dos destinatários do correio de voz, consulte a seção Correio de voz do funcionário do artigo Correio de voz.

5. Selecione o que o cliente ouvirá ao ligar para o posto de trabalho do funcionário ausente.

   Por padrão, o FacilPABX apenas informa ao cliente que o funcionário está ausente. No entanto, você pode criar um aviso personalizado explicando o motivo da ausência e informando até que dia ele não poderá atender chamadas. Assim, o cliente compreenderá melhor a situação se outro especialista atender sua chamada.

   Se não quiser avisar o cliente sobre a ausência do atendente antes de transferir a chamada, selecione Sem mensagem.

6. Clique em Ativar. Verifique se você configurou corretamente o período de ausência do funcionário. Se precisar fazer alterações, clique em Configurar novamente. Se tudo estiver correto, clique em Salvar nas configurações do perfil.

   

   Pronto! Se o funcionário voltar ao trabalho antes do previsto, acesse as configurações do perfil dele, clique no botão Desativar e salve as alterações.

Funcionários com qualquer nível de acesso podem configurar seus próprios períodos de ausência no FacilPABX. Para isso, precisam acessar as configurações do seu perfil.

Durante o período de ausência de um funcionário, um indicador cinza Não recebe chamadas aparecerá ao lado do nome dele na aba Funcionários. Para descobrir quando o funcionário voltará ao trabalho, passe o cursor sobre esse indicador.

Você também pode verificar quais funcionários não estão recebendo chamadas nas configurações do departamento.

Uma chamada direta perdida para um funcionário pode ser exibida de formas diferentes no Histórico, dependendo do cenário selecionado nas configurações de Se ninguém atender. Vamos analisar todas as opções de exibição para as configurações de encerramento da chamada, encaminhamento para colegas e encaminhamento para um correio de voz.

1. Quando uma chamada é encerrada, as chamadas diretas ao número do funcionário serão exibidas no Histórico como chamadas perdidas por esse funcionário.

2. Ao encaminhar para um colega ou departamento, as chamadas diretas perdidas para um funcionário serão exibidas no Histórico como perdidas por ele ou pelo funcionário para quem o encaminhamento está configurado. Por exemplo, quando o Funcionário 1 está de férias, o FacilPABX encaminha suas chamadas diretas para o Funcionário 2. No Histórico, essas chamadas são exibidas da seguinte forma:

   • se a chamada foi atendida pelo Funcionário 2, será exibida como uma chamada para o Funcionário 2;
   • se a chamada não foi atendida — como perdida pelo Funcionário 1.

3. Ao encaminhar para um correio de voz, a exibição da chamada no Histórico depende de o cliente ter deixado uma mensagem de voz:

   • se o cliente não deixou uma mensagem, a chamada é exibida como uma chamada comum perdida pelo funcionário;
   • se o cliente deixou uma mensagem — como perdida pelo funcionário, com o comentário Correio de voz (na coluna Funcionário).

   

   Assim é mais prático

   Se seus funcionários trabalham em turnos de 2 dias de trabalho por 2 de folga ou em qualquer escala fora do padrão, recomendamos configurar uma escala pessoal para cada atendente com várias semanas ou meses de antecedência. Você não precisará mais adicionar e remover manualmente os funcionários da fila de chamadas do departamento todos os dias. O funcionário receberá chamadas de acordo com sua escala pessoal: durante o horário de trabalho, o FacilPABX distribuirá chamadas para ele e, fora do expediente, as chamadas recebidas não o incomodarão — o FacilPABX as encaminhará a outros funcionários ou a um correio de voz. Para obter detalhes, consulte o artigo Escala pessoal do funcionário.